contoh percakapan desk collection

Percakapan dalam proses desk collection biasanya terjadi antara seorang agen penagihan (collector) dengan seorang debitur yang memiliki tunggakan pembayaran. Berikut adalah contoh percakapan desk collection:

Agen Penagihan (AP): Selamat pagi, ini [Nama Anda] dari [Nama Perusahaan]. Apakah saya berbicara dengan [Nama Debitur]?

Debitur (D): Ya, ini [Nama Debitur]. Ada yang bisa saya bantu?

AP: Baik, terima kasih. Kami mengingatkan bahwa Anda memiliki pembayaran tertunggak sebesar [Jumlah Tertunggak] untuk tagihan [Nomor Tagihan] yang jatuh tempo pada [Tanggal Jatuh Tempo]. Kami ingin membantu menyelesaikan masalah ini. Bisakah Anda memberikan konfirmasi atau penjelasan mengenai status pembayaran Anda?

D: Maaf, saya belum dapat membayar pada waktu tersebut. Saya sedang mengalami beberapa masalah keuangan.

AP: Kami mengerti bahwa setiap orang dapat mengalami kesulitan keuangan. Apakah Anda dapat memberikan informasi lebih lanjut tentang kendala yang Anda hadapi sehingga kami dapat mencari solusi bersama?

D: Saya kehilangan pekerjaan beberapa bulan yang lalu dan sedang mencari pekerjaan baru. Sejauh ini, saya belum berhasil menemukan pekerjaan yang sesuai.

AP: Saya mengetahui bahwa situasi ini tentu sulit bagi Anda. Apakah Anda tertarik untuk membahas opsi pembayaran yang dapat disesuaikan dengan situasi keuangan Anda saat ini? Misalnya, kita dapat merencanakan pembayaran angsuran atau memberikan perpanjangan waktu tertentu.

D: Ya, saya berterima kasih atas tawaran itu. Saya berharap dapat menyelesaikan keterlambatan ini secepat mungkin.

AP: Tentu, kami ingin membantu Anda menyelesaikan masalah ini. Mari kita buat rencana pembayaran yang sesuai dengan kemampuan Anda. Apakah Anda memiliki preferensi tertentu atau saran dalam hal ini?

D: Saya pikir saya dapat membayar dalam bentuk angsuran selama beberapa bulan ke depan. Bagaimana caranya?

AP: Baik, itu bisa diatur. Saya akan membantu Anda menyusun rencana pembayaran angsuran dan menyediakan informasi tentang cara pembayaran. Setelah rencana ini disetujui, kita akan memastikan agar Anda mendapatkan konfirmasi tertulis sebagai bukti kesepakatan.

D: Terima kasih banyak atas pemahaman dan kerjasama Anda.

AP: Sama-sama, [Nama Debitur]. Kami berharap dapat membantu Anda mengatasi situasi ini. Kami akan mengirimkan rincian rencana pembayaran melalui email atau surat. Jika ada pertanyaan lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi kami.

D: Baik, saya akan menunggu informasi tersebut. Terima kasih lagi.

AP: Terima kasih atas waktu dan kerjasamanya. Semoga situasinya segera membaik. Jika ada pertanyaan lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi kami. Selamat hari yang baik!

Catatan:

Tugas dalam desk collection atau pekerjaan desk call melibatkan kegiatan penagihan pembayaran dari debitur yang memiliki tunggakan. Biasanya, pekerjaan ini dilakukan oleh agen penagihan atau kolektor yang bekerja di bagian penagihan suatu perusahaan atau lembaga keuangan. Berikut adalah beberapa tugas yang mungkin dilakukan dalam desk collection:

Menelusuri dan Mengidentifikasi Debitur:

Mengumpulkan informasi tentang debitur yang memiliki tunggakan.

Memverifikasi identitas debitur dan rincian tagihan yang masih belum dibayar.

Menjalankan Peneleponan:

Menghubungi debitur melalui telepon untuk membahas tunggakan pembayaran.

Memberikan pengingat mengenai jatuh tempo pembayaran dan mencari informasi penyebab keterlambatan.

Menilai Kemampuan Pembayaran:

Mengevaluasi kemampuan keuangan debitur untuk menentukan solusi pembayaran yang sesuai.

Berkomunikasi dengan debitur untuk memahami situasi keuangan mereka.

Menyusun Rencana Pembayaran:

Merundingkan opsi pembayaran, seperti rencana angsuran atau perpanjangan waktu pembayaran.

Menyusun kesepakatan tertulis atau perjanjian pembayaran.

Memberikan Informasi dan Edukasi:

Memberikan informasi kepada debitur mengenai konsekuensi dari keterlambatan pembayaran.

Memberikan saran atau edukasi mengenai manajemen keuangan yang lebih baik.

Melakukan Pemantauan:

Memantau implementasi rencana pembayaran yang telah disetujui.

Menghubungi kembali debitur untuk memastikan keteraturan pembayaran.

Merekam Catatan dan Dokumentasi:

Mencatat hasil setiap percakapan dengan debitur.

Menyimpan dokumentasi yang akurat tentang rencana pembayaran dan komunikasi dengan debitur.

Melibatkan Pihak Terkait:

Jika diperlukan, melibatkan pihak lain seperti manajemen atau departemen hukum.

Desk collection merupakan bagian dari proses penagihan yang lebih luas dan dapat dilakukan dalam berbagai sektor, termasuk perbankan, keuangan, atau bisnis lainnya yang memberikan kredit atau faktur kepada pelanggan.

Penting untuk dicatat bahwa dalam menjalankan desk collection, agen penagihan perlu menjaga etika dan keprofesionalan dalam berkomunikasi dengan debitur serta memahami bahwa setiap debitur memiliki keadaan keuangan yang unik.